警備会社の基幹システムを自社でつくり、毎日使ってわかったこと — 配置1時間→5分、請求作業ほぼゼロまで
警備員約70名の自社グループの警備会社で、配置・出退勤・給与・契約・請求・法定帳票までをつなぐ基幹システムを自社開発し、毎日運用しています。何をつくり、導入前と比べて何が変わり、つくる過程で何を学んだかを、数字とともにまとめた記事です。
この記事は、株式会社GoodFlowMarketが自社グループの警備会社（警備員約70名、1日30人工前後）のために開発し、毎日運用している基幹システムについて、何をつくり、導入前と比べて何が変わったか、つくる過程で何を学んだかをまとめたものです。数字はすべて当社調べ（2026年11月時点）です。画面に出てくる隊員名・現場名は匿名化しています。
なぜ、自分たちでつくったのか
警備会社の事務は、ひとつの仕事がいくつもの帳票と計算につながっています。毎日変わる配置、上番・下番の確認、隊員ごとに違う手当や交通費、契約ごとに違う請求条件、そして警備業法で備え付けが求められる名簿や教育の記録。これらは本来、同じ「誰が・いつ・どこで働いたか」という情報から生まれるはずのものです。
ところが多くの現場では、配置は表計算、連絡は電話とメッセージ、勤怠は別の仕組み、帳票は紙やワープロ、というように道具が分かれ、人が間をつないでいます。同じ情報を何度も入力し、月末にまとめて計算し直す。この「人がつなぐ」部分に、時間と残業が集中します。
- 配置表計算
- 人が書き写す連絡電話・メッセージ
- 人が書き写す勤怠別の仕組み
- 人が書き写す帳票・請求紙・文書ソフト
- 配置を決める入力はここで1回
- 自動で流れる勤務指示・上番の確認LINEで本人へ
- 自動で流れる勤務簿・給与承認するだけ
- 自動で流れる請求書・法定帳票確認するだけ
既製のソフトは、多くの場合、一部の工程を便利にする“入力の箱”で、工程の間の断絶は残ります。それなら、自分たちが毎日使う会社で、現場の声を聞きながら、流れごとつくろうと決めました。自分たちの会社であれば、使いにくい点をその日のうちに直せます。
つくったもの
2026年11月時点で、管理と現場の画面が45、つながっているデータの表が65、自動で出せる帳票の雛形が10種類あります。稼働後の12週間で、現場の声をもとに約100回の改善を重ねました。カバーしている範囲は次のとおりです。
| 領域 | 主な機能 |
|---|---|
| 配置・現場 | 配置表、勤務指示のLINE通知、相乗り、現場中止、前回配置の引き継ぎ |
| 上下番（出退勤） | 上番・下番の記録と承認、リマインド、遅刻アラート、勤務簿 |
| 法定帳票・教育 | 警備員名簿、教育実施簿、指導簿、苦情簿、教育カリキュラム |
| 給与・日払い | 日払い、手当、遠方費、交通費ルール、支給額の特例 |
| 契約・請求 | 契約書の作成、契約条件（条項）の管理、条件からの請求書の自動計算 |
| 採用・労務 | 面接、入社手続き、労務書類、必要書類のLINE回収 |
| 会計 | 入金消込、経費、現金出納帳、銀行口座 |
| 経営ダッシュボード | 今月の数字、売上・粗利・人件費率、予測 |
| 社内AIチャット | マニュアルと実データを読んで質問に答える、変更依頼の受付 |
| その他 | シフト希望の募集、協力会社との空き人員の連携、装備品の管理 |
ひとつの入力が、請求書と法定帳票までつながる
設計の軸は「同じ情報を2回入力しない」ことです。配置を決めた時点で、勤務指示・当日の上番確認・勤務簿・給与・請求・帳票のもとになるデータが1か所にできます。実際の場面で言うと、次のように動きます。
- 勤務指示LINEで本人に届く
- 上番の確認当日ボードに並ぶ
- 勤務簿実績が記録される
- 給与手当・交通費まで計算
- 請求書契約条件から自動で作成
- 法定帳票日々の記録から出力
- 勤務の連絡：配置を決めると勤務指示がLINEで本人に届き、変更があれば自動で再通知します。
- 入社書類の回収：本人がLINEで書類の写真を送り、足りない人にだけ一斉に依頼します。
- 交通費の計算：自宅と現場の住所から距離を出し、支給額を自動で計算します。
- 請求書の作成：契約の条件（休日・残業・中止など）から、請求書を自動で作ります。
- 法定帳票：警備員名簿や教育の実施簿を、日々の記録からボタン1つで出します。提出前の確認だけで済む状態まで自動で整え、最終確認は人が行います。
- 社内の質問対応：マニュアルと実データを読んだAIが、事務の質問に答えます。
毎朝のホーム画面：やることが、上から順に並ぶ
一番こだわったのは、毎朝最初に開く画面です。配置の不足、上番の確認、届いた書類、数日先の人員の過不足。システムが見つけて順番に並べ、担当者は上から片付けるだけにしました。「今日は何を確認すればいいか」を人が思い出す必要がなくなると、引き継ぎも楽になります。
導入前と比べて、変わったこと
数字は当社調べ（2026年11月時点）。給与の出力も自動化しています。
数字以上に大きいのは、「人が覚えておくこと」が減ったことです。誰が上番していないか、誰の書類が足りないか、明日の人数は足りるか。これまで管理者の頭の中にあったものが画面に出るようになり、管理者以外でも、画面を見れば同じ判断ができるようになりました。
つくる過程でわかったこと
- 全部はつくらない。決算や税の申告、社会保険や年末調整、電子署名のように、法律で計算や保存のルールが決まっている部分は、既存のサービスに任せる前提で設計しています。つくるのは、自社の業務の流れそのものです。判断の基準は「作る」か「既存のサービスを使う」かにまとめました。
- 最初から完成させない。必要な部分だけを短期間で出し、使いながら直す。12週間で約100回直せたのは、自分たちが毎日使っているからです。
- 入力を減らすことに、一番時間を使う。住所から距離を出す、契約条件から請求を計算する、前回の配置から今日の下書きをつくる。入力が1つ減るたびに、ミスと問い合わせが減ります。
- 「確認だけが残る形」を目標にする。仕組みとAIが下書きをつくり、人が確認して確定する。ゼロにしようとすると、かえって現場が不安になります。
- 現場が使う画面は、スマホとLINEに寄せる。隊員は専用アプリを覚える必要がなく、届いた指示を見て、写真を送るだけです。
他の業種に、どう応用できるか
警備でつくった土台は、「人が動いて、記録が残り、それが帳票と請求につながる」業種に共通して使えます。建設、清掃、介護、運送、医療事務、人材派遣などです。業種で変わるのは帳票の様式と計算のルールで、流れの骨格は同じです。
当社では、この土台を機能のまとまり（モジュール）ごとに切り分けて提供しています。すでにある仕組みの利用を始める場合は、新しく開発する場合の3割ほどの開発量を目安にしており、基盤と配置・帳票から入って、給与や請求へ段階的に広げることができます。営業の案件管理、採用の応募管理、日報、議事録、社内AIチャットのように、業種を問わない業務から始めることもできます。
どの業務から仕組みにするかを決める5つの手順と、ワークシートをまとめました。
よくある質問
他の警備会社でも使えますか？
今使っている表計算や勤怠ソフトからの移行はどうしますか？
警備業法への対応は保証されますか？
現状の業務の流れをお聞きして、どこから仕組みにできるかをお答えします。要件が固まっていなくて構いません。