「作る」か「既存のサービスを使う」か — 業務システムの判断基準を、業務ごとに整理する

この記事は、業務を仕組みにしようとするときに必ず出てくる「システムを作るのか、既存のクラウドサービス（SaaS）を使うのか」という問いに、判断基準を示すものです。株式会社GoodFlowMarketは業務システムを開発する会社ですが、結論から言うと「全部を作る」ことはおすすめしていません。作るべきところと、作らないほうがいいところを、業務ごとに分けて考えます。

結論：使う・つなぐ・作る、の3つに分ける

「作るか、使うか」の二択で考えると、たいてい行き詰まります。実際には、その間に「既存のサービスを使い、自社の仕組みとつなぐ」という選択肢があり、多くの業務はここに落ち着きます。

判断のための3つの質問

ひとつの業務について、上から順に3つの質問をします。「はい」になったところが、その業務の答えです。

質問1　法律で、計算や保存のルールが決まっている業務か

決算や税の申告、社会保険や年末調整の計算、電子署名、帳簿や請求書の保存。これらは法律でやり方が決まっていて、法改正のたびに変わります。ここを自分たちで作ると、法改正に追いかけ続ける仕事が永遠に残ります。専門のサービスに任せ、自社の仕組みからはデータを渡すだけにするのが安全です。

質問2　その業務だけで完結し、手頃なサービスがあるか

面談の日程調整、申請と承認、打刻だけの勤怠管理のように、その業務だけで完結するものは、既存のサービスで十分です。作っても差がつかず、費用も合いません。ただし、その業務の結果を別の業務で使う場合（たとえば勤怠の実績を請求と給与に使う）は、質問3に進みます。

質問3　前後の業務とつながるか。人数で料金が増えるか。自社のやり方が強みか

次の3つのどれかに当てはまるなら、作る価値があります。

• 前後の業務とつながる。配置を決めたら勤務指示が届き、実績が給与と請求に流れる、というように、ひとつの入力を何度も使う業務です。別々のサービスにすると、間を人がつなぐことになります。
• 利用人数で料金が増える。1人あたりの月額で課金されるサービスは、人が増えるほど費用が増えます。現場の全員が使う仕組みほど、この差が大きくなります。
• 自社のやり方そのものが強みになっている。手当のルール、契約の条件、帳票の様式、営業の進め方。会社ごとに違う部分を既製のサービスに合わせると、強みのほうを削ることになります。

業務ごとの仕分け表

よく相談を受ける業務を、3つの質問で仕分けたものです。

それぞれの落とし穴

既存のサービスを並べたときの落とし穴

• つなぎ目に人が残る。サービスを5つ入れると、その間に4つのつなぎ目ができます。そこを人が書き写している限り、時間は減りません。
• 情報が散らばる。同じお客様や同じ従業員の情報が、サービスごとに別々に入り、どれが正しいか分からなくなります。
• 費用が積み上がる。1つずつは手頃でも、数が増え、人数が増えると、月々の合計は大きくなります。

作るときの落とし穴

• 作りすぎる。既存のサービスで足りる部分まで作ると、費用と時間がかかるうえに、保守の負担が増えます。
• 最初から完成形を目指す。現場で使う前に大きく作ると、使われない機能が残ります。必要な部分だけを作り、使いながら直すほうが確実です。
• 法律が絡む部分まで抱え込む。質問1に当てはまる部分を作ると、法改正のたびに直し続けることになります。

「つなぐ」ときに、先に確かめること

既存のサービスと自社の仕組みをつなぐ前に、相手のサービスについて3つ確かめます。

1. データを出し入れする口（API）があるか。ある場合は、安定してつなげます。ない場合は、画面の操作を自動化してつなぐことになり、相手の画面が変わるたびに止まりやすくなります。
2. 入れたデータを一覧で取り出せるか。CSVなどで出力できれば、あとから移すこともできます。
3. 使った分だけかかる費用があるか。音声の文字起こしやAIのように、利用量に応じて費用がかかるものは、月々の費用に含めて見積もります。

当社の場合

自社グループの警備会社で使っている基幹システムも、この基準で設計しています。配置、上番・下番の記録、手当や交通費の計算、契約の条件からの請求書の作成、業種ごとの帳票は、会社のやり方そのものなので作りました。決算や税の申告、社会保険や年末調整、電子署名のように法律でルールが決まっている部分は、専門のサービスに任せる前提にしています。何を作り、何が変わったかは、警備会社の基幹システムを自社でつくり、毎日使ってわかったことに書きました。

どの業務から手をつけるかは、作るか使うかの前に決めておく必要があります。業務を書き出して時間とお金で測る手順は、業務課題の見つけ方にまとめています。

よくある質問