採用がうまくいかない会社に共通する、「業務の流れ」の問題 — 求人原稿の前に、応募のあとを見る

この記事は、求人原稿や媒体を見直しても採用が安定しない会社の経営者・採用担当の方に向けて、その原因が「応募のあとの業務の流れ」にあることが多い、という見方をまとめたものです。株式会社GoodFlowMarketは、採用支援「SAIYO+」と業務システムの開発を両方行っており、採用の相談を受けて業務の話になること、業務の相談を受けて採用の話になることが、よくあります。

採用を「求人を出すこと」だけで見ていませんか

応募が少ない、面接に来ない、入ってもすぐ辞める。こうした悩みに対して、最初に見直されるのは求人原稿と掲載する媒体です。もちろん、ここは大事です。誰に、何を、なぜ伝えるかが曖昧な原稿では、応募は集まりません。

ただ、原稿と媒体を整えても成果が安定しない会社があります。話を聞いていくと、応募が来たあとの対応が担当者の手の空き次第になっていたり、入社の書類が揃うまでに何日もかかっていたり、初日に何をしてもらうかが決まっていなかったりします。求人は入口で、その先の流れが詰まっていれば、入口を広げても人は残りません。

採用を、一本の流れで見る

採用を、求人を見てもらうところから定着するところまで、一本の流れとして書き出します。

各段階で、何人が次に進んだかを数えてみてください。応募は来ているのに面接の数が少ないなら、詰まりは「連絡がつく」のところにあります。面接はしているのに入社が少ないなら、その先です。数えると、原稿を直すべきか、流れを直すべきかが分かります。

よくある4つの詰まり

1. 応募への最初の連絡が遅い

応募した人は、たいてい同時に何社かに応募しています。最初に連絡が来た会社から、面接の予定が埋まっていきます。ところが、応募の通知が担当者個人のメールに届くだけで、現場に出ている間は誰も気づかない、という会社は少なくありません。応募が来たらすぐに知らせが届き、最初の返信と面接の候補日がその場で送られる形にしておくと、ここでの取りこぼしを減らせます。

2. 面接の日程調整が、何度も往復する

「ご都合のよい日を教えてください」から始めると、決まるまでに何往復もかかります。その間に、相手の気持ちは冷めていきます。こちらから候補の日時を出し、相手は選ぶだけにする。前日に確認の連絡が自動で届く。こうしておくと、決まるまでの時間が短くなり、当日に来ないということも起きにくくなります。

3. 入社の書類が揃わず、働き始めが遅れる

内定を出してから、必要な書類を口頭で伝え、提出を人が追いかける。足りないものがあるたびに、連絡が発生します。この間に辞退されることもあります。

当社では、自社グループの警備会社でこの部分を仕組みにしました。本人がLINEで書類の写真を送り、足りない人にだけ一斉に依頼が届きます。入社から勤務開始までの日数は、平均で2日早くなりました（当社調べ・2026年11月時点）。詳しくは警備会社の基幹システムを自社でつくり、毎日使ってわかったことに書いています。

4. 仕事の中身が言葉になっていない

これが一番根の深い詰まりです。仕事の中身が担当者の頭の中にしかないと、求人原稿には「未経験歓迎」「アットホームな職場」のような、どの会社にも当てはまる言葉しか書けません。入社後も「見て覚えて」になり、合わない人が入り、続きません。

仕事を工程に分けて書き出すと、どんな人に向いているかが具体的になります。原稿には、1日の流れと、最初の1か月で任せることが書けるようになります。応募の数だけでなく、応募してくる人との合い方が変わってきます。書き出し方は、業務課題の見つけ方の手順1と同じです。

人で解くところ、仕組みで解くところ

採用は、人にしかできないことと、仕組みに任せられることに分けられます。任せられる部分を任せると、面接や入社後の声かけのような、人にしかできないことに時間を使えます。

「誰を採るかを決める」ところでは、当社は適性分析（ビッグファイブ理論に基づく性格分析）を使い、その会社で活躍している人の傾向から人物像を定義しています。感覚で決めていた基準を言葉にすると、面接する人が変わっても判断がぶれにくくなります。

求人の側を整えると、どこまで変わるか

入口である求人の側も、設計しだいで結果が変わります。当社の採用支援「SAIYO+」での実績です。

守秘義務により企業名は非公開としています。数字は各社の支援期間中の実績です。

応募が増えるほど、その先の流れの差が結果に表れます。月に数十件の応募が来るようになったとき、最初の連絡と日程調整が人の手の空き次第のままだと、せっかくの応募を受け止めきれません。求人を整えることと、流れを整えることは、同じ時期に進めるのが理想です。

自社の採用を点検する5つの質問

よくある質問